Microsoft Teams es un producto relativamente nuevo en la línea de Microsoft 365, pero está demostrando ser un competidor más sólido de Slack y Zoom. Las integraciones con otras aplicaciones de Microsoft y servicios en la nube lo convierten en una excelente opción, y aprender a usar Microsoft Teams no es tan difícil como podría pensar (incluso para las grandes empresas).

Para los nuevos en la plataforma, preparamos esta guía rápida para principiantes. Aquí aprenderá todas las tareas básicas que necesita saber, además de algunos tutoriales avanzados para cosas como fondos de reuniones virtuales y más. ¡Descarga la aplicación a continuación y comencemos!

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una herramienta de productividad y colaboración que se integra en la plataforma más grande de Microsoft 365. Tiene funciones para comunicarse con diferentes organizaciones, chats privados con individuos y grupos, videoconferencias y conferencias, y más.

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Teams reemplazó a Skype for Business y Microsoft Classroom, incorporando todas las funciones en una única plataforma. Es una excelente opción tanto para empresas como para educadores, ya que compite con Slack, Facebook Workplace e incluso G Suite.

Además de todas las opciones estándar de chat y videollamadas que esperaría de un programa como Skype, Teams le permite configurar, bueno, equipos de personas. Un equipo puede contener hasta 500.000 usuarios individuales. Estos equipos se pueden dividir en canales más específicos con publicaciones encadenadas para mantener todo organizado.

¿Microsoft Teams es gratuito?

Microsoft Teams es de uso completamente gratuito, aunque también hay planes de pago con más funciones. La versión gratuita incluye reuniones y videollamadas, 2 GB de almacenamiento por usuario y acceso web a aplicaciones populares de Office como Word, Excel y Powerpoint.

La versión paga anuncia grabaciones de reuniones, más almacenamiento por usuario (hasta ilimitado según el plan), versiones de escritorio de todas las aplicaciones de Office, mejor seguridad y más herramientas administrativas para su equipo. Dependiendo de para qué quieras usar Teams, es posible que puedas quedarte con la versión gratuita de forma indefinida.

Precios de Microsoft Teams

Si desea actualizar a una versión de pago de Microsoft Teams, hay tres planes de precios de pago de Microsoft 365 disponibles. El más barato comienza en $ 5 al mes (si paga por un año) y agrega características valiosas como grabaciones de reuniones y más almacenamiento (hasta 1 TB) para archivos compartidos. También obtiene más funciones de seguridad y soporte las 24 horas.

Pasar al plan Microsoft 365 Business Standard desbloqueará las versiones de escritorio de todas las aplicaciones populares de Office. Esto lo convierte en la opción ideal para muchas empresas, aunque no agrega ninguna característica nueva específica de Microsoft Teams en comparación con el plan más económico.

El plan final está dirigido principalmente a grandes empresas y, de nuevo, no aporta mucho a la experiencia de Teams. Las únicas adiciones importantes son el almacenamiento en la nube ilimitado y la capacidad de albergar eventos en línea para hasta 10,000 personas. Obtenga más información sobre los planes de precios en el enlace a continuación.

Cómo usar Microsoft Teams: tutoriales básicos

Aprender a usar Microsoft Teams no es demasiado difícil. Si alguna vez ha utilizado un competidor como Slack, debería resultarle relativamente familiar. Incluso el diseño es casi idéntico, con todos los iconos importantes que se muestran en el lado izquierdo de la pantalla.

Para ayudarlo a comenzar, aquí hay algunos tutoriales básicos de Microsoft Teams para las tareas diarias, incluida la configuración, el chat y el inicio de reuniones. También hemos incluido tutoriales más avanzados a continuación, así que siéntete libre de seguir adelante si ya tienes algo de experiencia con la plataforma en tu haber.

Tenga en cuenta que estos tutoriales de Microsoft Teams están escritos con la versión web en mente, pero los pasos son similares o idénticos en las aplicaciones móviles y de escritorio.

Cómo descargar la aplicación Microsoft Teams

Aunque no necesita descargar las aplicaciones de escritorio o móviles para usar Microsoft Teams, es una forma conveniente de mantenerse conectado. Para obtenerlo, haga clic aquí y seleccione la opción adecuada para usted. También puede descargar las aplicaciones móviles directamente desde Google Play Store o App Store haciendo clic a continuación.

Cómo crear un equipo

Lo primero que debe hacer (a menos que se una a un equipo existente) es crear un equipo. Incluso si acaba de unirse a un equipo de la empresa, es posible que desee crear otro para charlar con grupos de amigos.

Esto es lo que debes hacer:

1. Abra la pestaña Equipos en el lado izquierdo.
2. Haga clic en Unirse o Crear un equipo en la parte inferior de la pantalla.
3. Elija si desea crear un equipo desde cero o incorporar contactos de un grupo o equipo existente.
4. Seleccione la configuración de privacidad: privada , pública o de toda la organización .
5. Ingrese un nombre y una descripción .
6. Haz clic en Crear equipo .

Una vez en el equipo, verá el chat del equipo principal con una lista de canales a continuación. Los canales son básicamente chats grupales en torno a un solo tema. También puede tener chats privados con individuos o grupos, que es lo que veremos a continuación.

Cómo iniciar y abrir un chat

Los canales son excelentes para compartir información con todo su equipo, pero para preguntas rápidas a los colegas, los chats son la mejor opción. Son privados, fáciles de mantener organizados y es mucho más probable que obtengan una respuesta que una publicación de canal.

A continuación, se explica cómo iniciar un chat de Microsoft Teams:

1. Abra la pestaña Chat en el lado izquierdo.
2. Haga clic en Nuevo chat en la parte superior de la pantalla.
3. Ingrese el nombre de la persona y escriba su mensaje .
4. Pulsa la flecha de enviar .

Los pasos para crear un chat grupal son prácticamente idénticos. Simplemente haga clic en la flecha pequeña en el lado derecho para darle un nombre al grupo, luego ingrese todos los participantes en el campo Para . También puede agregar más personas a un chat individual o grupal haciendo clic en el botón Agregar personas . Incluso puede elegir si desea incluir o no el historial de chat.

Hay algunas otras cosas que puede hacer para que los chats sean aún más convenientes. La primera es fijarlos colocando el mouse sobre el chat, haciendo clic en el ícono de más opciones y luego en Fijar . Esto asegurará que siempre esté en la parte superior de la lista.

Otra cosa útil para aprender es cómo abrir un chat en Microsoft Teams. Esto le da a ese chat su propia ventana, por lo que puede tener más de un chat abierto a la vez. Como arriba, simplemente haz clic en el ícono de más opciones , luego en Chat emergente .

Cómo crear una reunión

El chat es ideal para mensajes rápidos, pero a veces una conversación cara a cara es una mejor opción. Afortunadamente, solo se necesita un momento para aprender a crear una reunión en Microsoft Teams, ¡ya sea con una persona o con 20!

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Hay dos formas de programar una reunión: iniciar una instantáneamente o programar una para más tarde. La forma más sencilla de realizar llamadas rápidas es abrir un chat y hacer clic en el botón Programar una reunión (parece un calendario con un signo más). Esto invita automáticamente a la otra parte y también funciona en chats grupales.

Para todo lo demás, el proceso de configurar una reunión en Teams es similar al que está acostumbrado desde Outlook:

1. Abra la pestaña Calendario en el lado izquierdo.
2. Haga clic en Nueva reunión en la esquina superior derecha.
3. Ingrese los detalles de su reunión.
4. Haga clic en Guardar .

Tenga en cuenta que también puede crear una reunión desde un canal, que invitará automáticamente a todos los miembros de ese canal. Si tiene problemas para encontrar un horario adecuado, puede consultar la pestaña del asistente de programación en la parte superior de la pantalla para ver los horarios de los invitados.

Cómo unirse a una reunión

Unirse a una reunión es aún más fácil y, de nuevo, funciona tal como lo esperaría si hubiera usado Outlook:

1. Abra la pestaña Calendario en el lado izquierdo.
2. Seleccione la reunión y haga clic en Unirse .
3. Ajusta tu configuración de video y audio .
4. Haga clic en Unirse ahora .

También puede hacer clic en el vínculo Unirse a la reunión de Microsoft Teams en la invitación por correo electrónico. Dependiendo de la configuración de la reunión, se unirá a la reunión de inmediato o ingresará a una sala de espera hasta que alguien le deje entrar.

Cómo compartir su pantalla en una reunión

Compartir archivos en un canal de Microsoft Teams es genial, pero si desea ejecutarlo en persona, debe compartir su pantalla en una reunión. Teams hace que sea fácil de hacer. Incluso tiene integración incorporada con PowerPoint para presentaciones de negocios fáciles.

He aquí cómo hacerlo:

1. En una reunión, haga clic en Compartir en el centro de la pantalla (es posible que deba mover el mouse).
2. Seleccione la pantalla , ventana o documento para compartir.
3. Aparece un borde rojo alrededor del contenido que está compartiendo activamente.
4. Cuando termine, haga clic en Dejar de compartir en la parte inferior derecha.

Si no tiene abierto el documento que desea compartir, también puede hacer clic en el botón Examinar en el menú para compartir para encontrarlo. En general, es mejor compartir una ventana o documento específico en lugar de todo el escritorio.

Cómo usar Microsoft Teams: tutoriales avanzados

Ahora que conoce los conceptos básicos de cómo usar Microsoft Teams, es hora de echar un vistazo a algunas características avanzadas. Aunque no son tan esenciales como las tareas anteriores, todas son cosas que puede usar a diario.

Nuevamente, estos están escritos con la aplicación web en mente, pero los pasos son similares o idénticos en otras plataformas. ¡Hagámoslo!

Cómo borrar un chat

Ya sea que desee limpiar su pestaña Chats o deshacerse de los mensajes erróneos, llegará un momento en el que tendrá que aprender a eliminar los chats de Microsoft Teams. Aquí tienes dos opciones: eliminar mensajes específicos (solo los tuyos) u ocultar todo el chat.

Para eliminar una publicación específica en un chat o canal, pase el mouse sobre ella y haga clic en el ícono de más opciones , luego haga clic en Eliminar . Si lo hace por error, también puede deshacer la eliminación. Nuevamente, solo puede eliminar sus propias publicaciones, y las respuestas anidadas de sus colegas seguirán apareciendo.

Desafortunadamente, no hay forma de eliminar un chat completo en Microsoft Teams, pero puede hacer la siguiente mejor opción: ocultarlo. Simplemente coloque el mouse sobre el chat, haga clic en el ícono de más opciones y luego en Ocultar . Ahora desaparecerá de su lista, limpiando el desorden visual. Esto también funciona para los canales, pero todos estarán guardados en una lista de canales ocultos.

Cómo instalar aplicaciones

Las aplicaciones y los conectores son una excelente manera de agregar funciones específicas a Teams. Solo tardan un segundo en instalarse y puede agregarlos solo para usted o para todo su equipo. Hay tres lugares para instalar aplicaciones y cada uno de ellos realiza una función diferente.

El primero está en la barra lateral, que está personalizada solo para ti. Si alguien más en su organización agrega la misma aplicación, puede compartir información (con aplicaciones como Trello, por ejemplo), pero otros (como OneNote) solo mostrarán sus archivos. Puede agregarlos haciendo clic en el botón de aplicaciones en la parte inferior izquierda de la pantalla.

El segundo lugar para agregar aplicaciones es una pestaña, que se muestra para todos en un equipo en la parte superior de la página. Hay algunas pestañas predeterminadas como publicaciones, archivos y wiki, pero justo a la derecha de ellas hay un ícono de más , que es la forma en que puede agregar más. Es posible que las aplicaciones no se vean o no funcionen exactamente igual según el lugar donde se agreguen.

El último lugar está directamente en la ventana de chat, que aparece junto a las opciones de formato, emojis, archivos adjuntos y más. Simplemente haga clic en el ícono de más opciones , luego seleccione la aplicación para agregar. Si hace clic en más aplicaciones , los equipos abrirán automáticamente la lista con el filtro de mensajería aplicado.

Cómo cambiar el fondo de la reunión de Teams

En la era actual del teletrabajo y el trabajo desde casa, es probable que su oficina en casa no sea exactamente el entorno más profesional. Esto normalmente está bien, pero para reuniones con clientes o videoconferencias con su jefe, es posible que desee algo un poco más discreto. Ahí es donde entran los fondos virtuales de los equipos de Microsoft.

Hay dos formas de cambiar el fondo de la reunión de Teams: una con un simple desenfoque o otra con una imagen de fondo. Ambos tardan unos segundos en configurarse. Tenga en cuenta que no todo el hardware admite esto, por lo que si la opción no aparece, es posible que primero deba actualizar su cámara.

Puede cambiar sus antecedentes antes o después de que comience una reunión, pero los pasos son prácticamente los mismos:

1. En el menú de controles de la reunión, haga clic en el icono de más opciones .
2. Seleccione Mostrar efectos de fondo .
3. Elija un fondo borroso o una imagen de fondo virtual .
4. (Opcional) Haga clic en Agregar nuevo en la parte superior de la ventana de configuración de fondo para agregar sus propias imágenes.

Si termina agregando su propia imagen, asegúrese de que sea de calidad suficientemente alta o puede verse demasiado borrosa. Para uso comercial, también debe evitar el uso de fotografías o imágenes con derechos de autor.

Otras preguntas frecuentes

P: ¿Microsoft Teams cumple con la HIPAA?
R: Sí, Teams cumple con HIPAA y GDPR, pero es posible que los administradores deban realizar algunos pasos adicionales. Una suscripción empresarial a Office 365 E5 incluye acceso al Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, que proporciona una serie de herramientas para la gestión de datos. Aprende más aquí.

P: ¿Microsoft Teams tiene juegos?
R: Sí, Teams tiene algunos juegos de preguntas disponibles como aplicaciones. ¡Algunas opciones populares son Kahoot! y Quizlet. También puede jugar Pictionary usando la función de pizarra.

P: ¿Puedo usar Microsoft Teams en Linux?
A: si. Puede encontrar distribuciones de Debian (.deb) y basadas en Red Hat (.rpm) en la página de descarga oficial.

P: ¿Microsoft Teams funciona en Chromebooks?
A: si. Puede descargar la aplicación Teams desde Play Store o usar la aplicación web en teams.microsoft.com.

P: ¿Puedo configurar un mensaje de fuera de la oficina en Microsoft Teams?
R: Sí, pero debe configurarlo en Outlook. Su estado Fuera de la oficina se transferirá a Teams, pero en lugar de una respuesta por correo electrónico, su mensaje aparecerá debajo de su perfil.

P: ¿Microsoft Teams forma parte de Microsoft 365?
R: Sí, Teams es parte de Microsoft 365 y está incluido en todos los planes de suscripción.

P: ¿Dónde se almacenan las grabaciones de Microsoft Teams?
R: Actualmente, todas las grabaciones de reuniones de Microsoft Teams se almacenan en Microsoft Stream. Sin embargo, a partir de principios de 2021, todas las reuniones se guardarán en OneDrive y SharePoint. Si desea cambiar antes, puede obtener más información aquí.

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